Salon beauty uruchamia drugie stanowisko recepcji. Klient może kontaktować się z jedną osobą, płacić przy drugiej i otrzymywać potwierdzenie od trzeciej. Więcej punktów obsługi nie powinno oznaczać kilku sprzecznych opisów tej samej sprawy. Warto określić, kto potwierdza dane przekazywane do księgowości.
Zbieranie informacji nie jest zatwierdzaniem
Recepcjonista może przyjąć wiadomość lub materiał, lecz nie musi samodzielnie rozstrzygać niejasności. Wyznacz osobę, która sprawdza powiązanie z usługą i odpowiada na pytania biura. W roboczym opisie oznacz, czy informacja została potwierdzona. Nie przedstawiaj przypuszczenia pracownika jako ustalenia właściciela.
Meritum opisuje obsługę między innymi branży kosmetycznej. Przedstawienie rzeczywistego podziału ról w salonie pozwala omówić obieg bez zakładania, że wszystko prowadzi jedna osoba.
Jedna sprawa mimo kilku stanowisk
Jeżeli materiał został przekazany wcześniej przez inną recepcję, zachowaj wspólne oznaczenie. Nie twórz nowego zgłoszenia bez odniesienia do poprzedniego. Oferta księgowa i kadrowa Meritum pomaga rozdzielić dokumenty dotyczące usług od informacji o samym zespole. Dane klientów nie powinny przy tym trafiać do opisu kadrowego tylko dlatego, że pochodzą z recepcji.
Przez kontakt z biurem ustal kanał przekazywania materiałów i sposób potwierdzania zmian. Celem nie jest rozbudowany system kontroli każdej rozmowy, lecz możliwość odpowiedzi na proste pytanie: kto sprawdził tę informację? Jasna odpowiedzialność ogranicza ponowne wysyłanie dokumentów i szukanie ich na dwóch stanowiskach.